Памятка по подготовке к выставке

Результат участия в выставке напрямую зависит от подготовки. Тщательная и продуманная подготовка — это основа Вашего успеха. Команда DairyTech подготовила для вас руководство с шагами, проверенными временем, следуя которым Ваша подготовка к мероприятию будет простой, а участие – эффективным.

Скачайте подготовленный к распечатке Чек-лист участника. С ним Ваша подготовка пройдет качественнее, и Вы сможете убедиться, что готовы к эффективной работе на выставке DairyTech!

 

ДО НАЧАЛА ВЫСТАВКИ

Шаг 1. Определите цели участия в выставке

Подготовка к участию в выставке начинается уже в момент определения цели участия. Для чего вы участвуете в выставке? Ответив на этот вопрос, вы сможете обдуманно подходить к выбору инструментов и транслировать правильную информацию. Ставьте реалистичные и измеримые цели.

Цели участия в выставке:

  1. Найти новых клиентов и партнеров
  2. Поддержать отношения со старыми клиентами
  3. Поддержать имидж компании
  4. Собрать информацию о рынке и конкурентах
  5. Презентовать новую услугу или продукт

Четко определите вашу цель и периодически сверяйте соответствие действий цели. Постоянная концентрация на главной цели позволит избежать распыления внимания и усилий.
 

Шаг 2. Спланируйте бюджет

Тщательно планируйте бюджет заранее и учитывайте: площадь стенда, дизайн, маркетинг, персонал, командировочные расходы и расходы на дополнительные мероприятия.

Планируйте бюджет, исходя из реальных расчетов, а не предположений.

Продумайте заранее, будет ли у вас индивидуальная застройка стенда или выберете вариант из нашего каталога, будет ли на вашем стенде подвес к потолочным конструкциям.

Рекомендуем делать заказы заранее, поздние заказы облагаются наценкой.

Заказать дополнительные технические услуги и узнать требования к стендам самостоятельной застройки
 

Шаг 3. Определитесь с дизайном стенда

Дизайн — это первое, что привлекает посетителя на выставке. Дизайн стенда должен соответствовать цели участия компании в выставке. Достижению главной цели помогают как функциональная составляющая дизайна, так и эмоциональная.

При планировании стенда не забудьте предусмотреть место для подсобки. Уделите внимание и зоне переговоров — главной зоне стенда. Убедитесь, что она отделена от зоны презентаций и там созданы условия для общения.

Качественный дизайн стенда привлечет внимание посетителя, а правильное зонирование создаст комфортные условия для длительного пребывания на стенде и общения с представителями компании.

Вы можете обратиться к нашей технической команде и заказать услуги по дизайну стенда
 

Шаг 4. Подумайте о рекламе

Помимо привлекательного дизайна, привлечь посетителей и клиентов на Ваш стенд помогут рекламные и спонсорские опции. Помните, что чем чаще клиент слышит о Вас или видит ваш бренд, тем выше вероятность того, что он придет именно к Вам.

Дополнительные рекламные опции, которые предлагаются организатором выставки — это возможность охватить более широкую аудиторию потенциальных клиентов и повысить узнаваемость бренда.

Посетители планируют визит на выставку заранее, изучая участников на сайте выставки. Поэтому обратите внимание на те опции, которые освещают Ваше участие еще до начала выставки (реклама на сайте, в путеводителе, в рассылках, и других рекламных каналах). Помимо отдельных опций, существуют пакеты спонсорских опций.

Это особенно важно, если вы ищете новых клиентов и партнеров.
 

Ознакомиться с рекламными услугами и спонсорскими возможностями

 

Шаг 5. Пригласите посетителей на ваш стенд

Каждый участник выставки старается сделать именно свой стенд самым привлекательным и ярким.

Чтобы посетители точно не прошли мимо Вашего стенда, начните рассказывать о своем участии заранее, воспользуйтесь предложениями Организатора и привлекайте посетителей на ваш стенд с помощью промокодов, баннеров в подписи почтового клиента и других инструментов.

Это бесплатно!

Пригласить клиентов на стенд
 

РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ

Шаг 6. Обучите персонал для работы на выставке

Какой бы дизайн стенда вы ни выбрали, без компетентного персонала, знающего как правильно общаться с посетителем, невозможно достичь хорошего результата.

Первым делом убедитесь, что сотрудники, работающие на стенде, владеют информацией о компании и услугах.

  • Разделите зоны ответственности: общение с ключевыми клиентами, общение с прессой, работа с рекламными и презентационными материалами и т.д.
  • Составьте список ответственных лиц и распространите список их рабочих телефонов, чтобы каждый знал, к кому обращаться при возникновении той или иной ситуации.
  • Заранее определите формат фиксации каждой встречи, чтобы после выставки собрать базу посетителей стенда.
  • Обязательно проведите встречу с персоналом накануне выставки и убедитесь, что каждый из них тщательно изучил предоставленные материалы.
  • В дни проведения выставки организовывайте ежедневные короткие встречи, чтобы обсудить возникшие проблемы и обменяться интересными идеями.
  • Помните о первом впечатлении! Внешний вид персонала, работающего на стенде, важен для формирования положительного впечатления о бренде.

«Живое» общение с компанией — это главная причина, почему посетители приходят на выставку. Поэтому успех участия зависит от двух вещей: как вы общаетесь с посетителями и как сохраняете и обрабатываете информацию по встречам.
 

РАБОТА ПОСЛЕ ВЫСТАВКИ

Шаг 7. Свяжитесь с посетителями выставки сразу после мероприятия

На выставке посетители общались не только с Вами, но и с Вашими конкурентами. Чтобы выгодно отличиться на их фоне, обязательно уделите внимание посетителям и после выставки.

Подготовьте краткое благодарственное письмо и разошлите его после окончания выставки гостям стенда. Не забудьте направить посетителям материалы и данные, которые Вы им обещали. С самого начала и даже в мелочах старайтесь формировать имидж надежного партнера, который выполняет обещания.
 

Шаг 8. Проанализируйте участие в выставке

Подводя итоги участия в выставке, ориентируйте на ту цель, с которой Вы шли на выставку.

Важный показатель успеха — количество собранных контактов. Но не стоит забывать и о качестве. Помните, что участие в выставке имеет долгосрочный эффект. Помимо количества собранных контактов, которые можно подсчитать сразу, выставка помогает поддержать имидж и повысить узнаваемость бренда — и это возможно оценить лишь по прошествии определенного времени.